Sistem integriše svu poslovnu dokumentaciju u jedinstvenu cjelinu, počev od skeniranja ulazne dokumentacije te kreiranje prateće dokumentacije prema unaprijed definisanim šablonama (odluke, rješenja, zapisnici …) u bilo kom od podržanih Windows formata (tekst, slika, zvuk…). Osnovna prednost sistema je centralizovanost sve dokumentacije ( externe i interno kreirane u preduzeću) te lak pristup i pretraživanje.
Sistem Upravljanje dokumentima povećava produktivnost u odnosu na tradicionalne metode zbog:
- Uštede u vremenu – automatizacija (digitalizacija) rutinskog posla
- Transparentnosti poslovnih procesa i veće fleksibilnosti organizacije prema promjenama
- Smanjenja troškova – smanjenje troškova papira, kašnjenja i grešaka, ljudskog rada
Sistem prati cijeli životni vijek dokumenta, od njegovog nastanka (povijest obrade, odobravanja), prolaska kroz različite statuse (nadležnosti, odobravanja različitih osoba), pa sve do arhiviranja tog dokumenta.
Sistem je vrlo djelotvoran u slučajevima gdje postoji strukturiran proces obrade i velika količina popratne dokumentacije.
